İzmir Atatürk Organize Sanayi Bölgesi ve İzmir PTT Başmüdürlüğü işbirliği ile İAOSB katılımcılarına yönelik olarak düzenlenen Kayıtlı E-Posta konulu toplantı İAOSB Seminer Salonu’nda gerçekleşti. İzmir PTT Başmüdürlüğü Pazarlama Müdürlüğü’nden Dilber Arslan’ın sunum yaptığı seminere, PTT Başmüdür Yardımcısı Şeref Akpak, PTT Bank İşletme Müdürü Erdoğan Gül, Çiğli PTT Müdürlüğü Şefi Nejdet Özenler ile Posta ve Kargo İşletme Müdürlüğü Memuru Özgür Babalı da katıldı.
Kayıtlı Elektronik Posta sisteminin katılımcılara tanıtıldığı seminerde Dilber Arslan, katılımcılara Türk Ticaret Kanunu ve 19.01.2013 tarihli E-Tebligat Yönetmeliği ile anonim ve limited şirketler için kanunen zorunlu olan Kayıtlı E-Posta sistemi ile bu sistemin standart e-posta adreslerinden farkları konularında bilgiler aktardı.
KEP hizmetini, ‘posta işleminin elektronik ortama aktarılmış şekli’ olarak nitelendiren Arslan, sistemin kağıt arşivciliğinin önüne geçeceğini, maliyet ve zamandan tasarruf edileceğini vurguladı. KEP sisteminin diğer mail uygulamalarından farklarına da değinen Arslan, “E-postalarımızın gönderilip gönderilmediği, karşı tarafa iletilip iletilmediğini KEP sisteminde geçerli kılıyoruz. Normalde bir elektronik postayı sadece alıp gönderiyorsunuz ve bilgilerinizi, herhangi bir şekilde karşı tarafta kalıcı olarak saklayamıyorsunuz. Biz KEP sistemi ile göndermiş olduğunuz her şeyi hukuki şekilde saklıyoruz. Göndermiş olduğunuz gönderilere bütünlük garantisi veriyoruz.’’
Kağıt ofisçiliği son bulacak
KEP sistemi ile yürütülen süreçlerin daha verimli hale geleceğini belirten Dilber Arslan, “İçerik değişimi ya da eklerin gelip gelmediğine ilişkin karşı taraf ‘almadım görmedim’ diyebiliyor. KEP’te bu kesinlikle mümkün değil. Siz bir belge, doküman gönderdiyseniz, iletiniz karşı tarafa da aynı şekilde ulaşmış olacak. Bütün mailler elektronik imzalı olarak gittiği için yine ıslak imza geçerliliğine sahip” dedi.
Sistemin ilk etapta kimler için zorunlu tutulacağını anlatan Arslan, anonim şirketler, limited şirketler, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin tebligatlarının artık elektronik olacağını söyledi. Arslan, sözlerini şöyle sürdürdü:
“Bundan sonra kamu-özel sektör arasındaki yazışmalar KEP üzerinden e-yazışma
şeklinde olacak. Yani artık kağıt ofisçiliği bırakılacak. Zaman içerisinde bütün yazışmalar yine KEP üzerinden e-yazışma ortamından yapılacak. Kendi içimizde bir elektronik yazışma sistemimiz var ve Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, İçişleri, Dışişleri ve Kalkınma Bakanlığı ile bu hizmetlere başlamış durumdayız. Şu an bu kurumlar kendi aralarındaki bütün yazışmaları KEP üzerinden yapıyorlar. Bunun bir sonraki aşaması bütün kurumların yazışmalarının KEP üzerinden yapılması olacak.”
Sistemin bugün için tam olarak uygulamaya geçmediğinden henüz bir yasal yaptırımının olmadığına dikkat çeken Arslan, sisteme uyum sürecinde kullanıcılara yol göstereceklerini bildirdi.
Sisteme nasıl sahip olabilirsiniz?
KEP adresi almanın basit bir işlem olduğunu belirten Arslan, konuyla ilgili sözlerini şöyle sürdürdü: “Şubemize gelerek ben ‘KEP adresi almak istiyorum’ demeniz yeterli. Arkadaşlarım size gerekli belgeleri sunacaklar. Sadece www.ptt.gov.tr adresini ziyaret etmenizi istiyorum. Orada başvuru için gerekli belgeler sıralanmış durumda. Söz konusu belgelerle başvuru için gelmeniz yeterli. Bu arada arkadaşlarım size birkaç opsiyon sunacaklar. Seçtiğiniz, sizin kep adresiniz olacak ve karşılıklı olarak o adres üzerinden işlem yapacaksınız. KEP sistemimiz; sadece alıcı, hem alıcı hem de gönderici olarak ikiye ayrılıyor. Alıcı olacağınız durumda sadece size gelen iletileri görebiliyorsunuz, herhangi bir şekilde karşı tarafa bir şey gönderemiyorsunuz. Diğer sistemlerden farklı olarak burada e-imzaya gerek yok. Başvuru aşamasında biz mutlaka firmalarımızdan bir e-imza istiyoruz. Elektronik imzanın olması gerekiyor ama ‘ben sadece alıcı oluyorum’ derseniz e-imzaya gerek yok. Hem gönderici hem de alıcı olmanız durumunda ise; burada da gönderileri alıyorsunuz, aynı şekilde sizler de karşı tarafa gönderiyorsunuz.”
Ücretlendirme konusunda da katılımcılara bilgi veren Arslan, sistemin düzenli olarak her yıl bir kereye mahsus olmak koşuluyla yıllık ücret alacağını açıkladı. Arslan, “Yıllık abonelik ücretimiz var. Bu, başvuru yaptığınızda otomatik olarak almamız gereken bir ücret. Her bir sene sonunda sizden yenilemenizi isteyeceğimiz ücretimiz yalnızca 35 lira. Daha sonra 100 MB’lık bir kota veriyoruz sizlere. Başvurunuzla birlikte eğer ‘bu kota bana yetmez çok fazla gönderim oluyor’ derseniz, 250,500… MB şeklinde arttırarak gidebilirsiniz. Bunların da artı ücretleri olacaktır” diye konuştu.